Имэйлийн харилцаа холбоо нь бизнесийн хамгийн өргөн хэрэглэгддэг хэрэгслүүдийн нэг бөгөөд үр дүнтэй ашиглах нь маш чухал юм. Имэйлийн зөв зохистой харилцаа нь цаг хугацаа хэмнэж, заавар зөвлөгөө өгөх, ур чадвараа харуулах, хувийн болон бизнесийн нэр хүндийг бий болгох боломжтой. И-мэйлийг хэрхэн зөв бичих болон хэрхэн ашиглах нь таныг ямар ч салбарт амжилт гаргахад чухал нөлөө үзүүлэх юм.
Энэ удаагийн блогоор бид хэрхэн албан и-мэйл бичих талаар зөвлөмжийг хүргэж байна.
Ажил хэргийн хүрээнд имэйлээр харилцахдаа бид өөрсдөө ч анзааралгүйгээр маш олон алдааг гаргадаг байна. Байгууллагын мэдээллийг хурдан цаг алдахгүй гэж social сувгууд болон бусад албан бус харилцааны сувгуудаар (viber, telegramm) дамжуулах нь Мэдээллийн аюулгүй байдлыг алдагдахад хүрэх ба таны харилцаж буй бизнесийн түншид үл итгэх сэтгэгдэлийг төрүүлдөг байна.
Иймд та албан и-мэйл бичихдээ дараах зүйлсийг анхааралдаа аваарай.
- Гарчиг тодорхой байх
Subject буюу гарчиг хэсгийг хоосон орхих, хэт нуршуу ойлгомжгүй мэдээлэл бичих тохиолдлууд байдаг нь таны и-мэйлийг уншихгүй байх эрсдэлийг дагуулдаг ба хамгийн том эрсдэл нь гарчгаа буруу өгснөөс болоод хүлээн авч буй и-мэйлийн программ спам гэж ойлгон inbox хавтсанд нэвтрүүлэхгүй хаах нөхцөлд ч орж болзошгүй.
Тиймээс тухайн и-мэйлийн агуулгыг зөв дүрсэлсэн, таны имэйлийг нээж үзэх сэдлийг төрүүлэхүйц үг өгүүлбэрийг SUBJECT буюу Гарчиг хэсэгт бичих хэрэгтэй.
- И-мэйл нь эхлэл, үндсэн хэсэг, төгсгөл гэсэн бүтэцтэй байна.
Эхлэл хэсэг: Ямар ч и-мэйл мэндчилгээнээс эхлэх ёстой. Ажил хэргийн и-мэйлийг “Сайн байна уу?” гэсэн үгээр эхлэх нь зохимжгүй байдаг. Монголчууд захиа бичихдээ энэ эхлэлийг нийтлэг хэрэглэдэг боловч энэ нь хувийн захидалд илүүтэй хэрэглэгддэг, ойр дотнын хүндээ хандсан хэллэгт тооцогддог. Тиймээс ажил хэргийн и-мэйлд “Өдрийн мэнд” “Таны амрыг эрье “, гадаад хэлээр бичиж буй бол тухайн хэл дээр бизнесийн и-мэйл бичих ёсыг дагаж бичих нь зүйтэй.
Үндсэн хэсэг: И-мэйл хэтэрхий урт, нуршуу байвал хүлээн авагч тэр бүр бүгдийг анхаарч уншихгүй байх талтай. Тиймээс таныг санаагаа бүрэн илэрхийлэхэд тань и-мэйл хэтэрхий нуршуу болохоор байвал хэд хэдэн и-мэйлд салгаж бичин илэрхийлэх, эсвэл тусад нь файл болгон боловсруулаад хавсарган илгээх аргуудыг хэрэглэх нь илүү үр дүнтэй.
Мөн уг хэсгээс хүлээн авч байгаа хүн тань таны юу хүсэж байгааг маш тодорхой ойлгосон байх нь чухал. Иймд та өөрийгөө хэн гэдгээ хэлж, яагаад и-мэйл бичихээр шийдсэн, юу шийдвэрлүүлэхээр хүсэж байгаагаа тодорхой, товч бичээрэй.
Төгсгөл хэсэг: И-мэйлийн дүгнэлт нь эсээ бичихээс өөр учир өмнө нь ярьсан зүйлээ нэгтгэн дүгнэхийн оронд тодорхой зүйлсийг бичих хэрэгтэй. Жишээ нь уулзалт төлөвлөсөн байгаа бол хаана, хэзээ, хэдэн цагт уулзахаа тодорхой бичих. Хэрэв та мэдээлэл өгч байгаа бол харилцагчдаа асуулт асуухад хэзээ ч татгалзахгүй хариулахад бэлэн гэдгээ бичих хэрэгтэй.
Бүх и-мэйлийн төгсгөлд Signature буюу өөрийн хэн болох, мөн хэрхэн холбоо барих талаар заавал тусгах шаардлагатай байдаг. Иймд та өөрийн и-мэйл хаягт өөрийн нэр, утас болон албан тушаалын нэрийг автоматаар тохируулаарай.
- Үсгийн фонтод анхаарах
И-мэйл бичихдээ нэгээс олон фонт хэрэглэх нь тохиромжгүй байдаг. Заримдаа хүмүүс өөр өөр сайтуудаас мэдээлэл хуулж тавьдаг. Энэ үед таны и-мэйл өөр өөр фонттой болдог тул үүн дээр анхаарч нэг фонттой болгох хэрэгтэй. Албан ёсны и-мэйлд “Times New Roman” эсвэл “Arial” гэх фонтыг сонгохыг зөвлөж байна.
Мөн хэн нэгний анхаарлыг татах эсвэл чухал гэдгийг илэрхийлэхийн тулд бүх үсгийг томоор бичиж болохгүй ингэх нь таныг уурласан, эсэргүүцсэн байгаа мэт сэтгэгдлийг хүлээн авагч талд төрүүлдэг. Түүнчлэн текстийн фонтыг элдэв чамин, өнгө алагласан эсвэл Bold хэлбэрээр бичих нь таныг болхи харагдуулна. Иймд уг хэлбэрээр бичихгүй байхыг зөвлөж байна.
- Олон хүн рүү зэрэг и-мэйл илгээх тохиолдолд
CC (Carbon Copy), BCC (Blind Carbon Copy)
CC бол таны илгээсэн и-мэйл өөр хэн хэн рүү илгээгдсэн нь бүх хүлээн авагчид харагдана. Харин BCC бол таны илгээсэн и-мэйл өөр хэн хэн рүү илгээсэн нь хүлээн авагч талд харагдахгүй.
Тиймээс таних, танихгүй олон хүнд и-мэйл хаягийг нь ил тараах нь бүдүүлэг гэж үздэг хүмүүс цөөнгүй байдаг тул BCC гэх сонголтыг ашиглаж, хүлээн авагчийн хувийн и-мэйлийг нууцлах шаардлага гарна.
- Дүрмийн алдаагаа заавал шалгах
Зарим хүмүүст зөв бичгийн алдаа хэвийн зүйл шиг санагддаг боловч алдаатай бичсэн и-мэйл нь уншиж буй хүндээ таны талаар таагүй сэтгэгдэл төрүүлж, таныг хайнга, болхи мэт харагдуулах сөрөг үр дагавартай. Тиймээс текстээ эхнээс нь дуустал нягталж дүрмийн болон цэг, таслалын алдаа гарсан эсэхийг сайтар нягтлах хэрэгтэй. Танд туслах автомат алдаа хянагчаар шалгахад ч болох юм.
Эцэст нь…
Бизнесийн харилцаанд Gmail, Yahoo mail гэх мэтчилэн өөрийн хувийн хэрэгцээнд ашигладаг и-мэйл хаягийг ашиглах нь албан бус харагдуулдаг. Тиймээс та албан харилцаанд байгууллагадаа зориулсан и-мэйл хаяг ашиглахыг зориорой.
Бид хэрэглэгчдэдээ өндөр нууцлалт хамгаалалт, сайжруулсан спам филтер, ашиглалтын боломжууд, 24/7 тусламж үйлчилгээ зэрэг олон давуу талтай бизнес и-мэйлийн үйлчилгээг 3 төрлийн багцын сонголттойгоор санал болгож байна. Та бүхэн энд дарж Айтүүлс ХК-н бизнес и-мэйл үйлчилгээтэй дэлгэрэнгүй танилцана уу.
